Le communicateur personnel, dont aucun membre de Starfleet ne songerait à se séparer, fut conçu pour assurer les transmissions vocales d'une planète vers un vaisseau, ainsi que pour aider les opérateurs de la téléportation à capter les sujets à téléporter. Les communicateurs actuels permettent en outre de parler directement a l'ordinateur d'un vaisseau.

De l'Enterprise à l'Enterprise-D, les communicateurs ont fait d'énormes progrès, comme la majeure partie de techniques mises en oeuvre par Starfleet. Les nouveaux communicateurs, commodes et polyvalents, peuvent apporter une aide précieuse aux adeptes des voyages dans le temps: Data s'en rend compte lorsqu'il se retrouve à San Francisco au XIXe siècle. Sans argent, il est contraint de miser son communicateur lors d'une partie de poker. Mais, en bon Data qu'il est, il ne risque pas de perdre!

Le boîtier protecteur du communicateur personnel du XXIVe siècle, en forme d'insigne de Starfleet, est en duranium enrobé d'un alliage d'or et d'argent. Sous cette enveloppe simple et élégante, se trouvent une batterie et des composants électroniques élaborés.

Le communicateur personnel moderne, de type multifonctionnel, se porte sur l'uniforme des membres de l'équipage, du côté gauche de la poitrine; il se prête à des usages multiples et souvent étonnants. Sous un sobre et élégant boîtier protecteur en duranium enrobé d'un alliage d'or et d'argent, se cachent des composants informatiques complexes et une cellule d'alimentation en Krellide de sarium.

Malgré la complexité technique du communicateur, un simple tapotement suffit à l'activer. Il émet alors une faible stridulation électronique, pour confirmer qu'il est prêt à l'emploi. Le communicateur établit la connexion dès que le porteur a indiqué son nom et celui du destinataire; la voix de ce dernier est transmise par le haut-parleur de l'appareil. La communication s'interrompt sur commande vocale ou si l'appareil détecte de lui-même la fin de la discussion. Il peut cependant rester en état de veille, prêt à relayer un nouveau dialogue sans tapotement préliminaire.

Les communicateurs personnels sont superflus à bord des vaisseaux pourvus d'un système de communication interne, lequel détecte les messages verbaux. Cela étant, le communicateur fonctionne normalement à bord.

L'élément principal d'un communicateur est l'unité émettreice-réceptrice subspatiale (UERS), également employée par bien d'autres appareils de Starfleet. Cette unité "transceptrice" (d'où son autre appellation: UTS) transforme les paroles de l'utilisateur en bouffée numérique captée par l'un des nombreux transcepteurs de fréquences radio ondes courtes noyés dans la coque du vaisseau. Ces transcepteurs assurent une coordination avec le réseau de données optiques de bord (qui contrôle les communications internes et subspatiales) et les processeurs de communication de l'ordinateur principal, afin d'établir un lien avec le lieu souhaité.

Les échanges entre communicateur et transcepteurs de fréquences radio (TFR) permettent de localiser avec précision le communicateur, le système de téléportation est lié au système transcepteur. Sans être le seul moyen de verrouiller une téléportation, c'est de loin le plus commode.

Si on le connecte aux ordinateurs d'un vaisseau, le communicateur peut aussi servir de traducteur universel: chaque membre d'équipage peut alors communiquer dans n'importe quelle langue connue. S'il dispose de suffisamment de données, le traducteur peut également déchiffrer un pourcentage élevé des nouveaux langages susceptibles d'être rencontrés.

L'émetteur-récepteur subspatial (ERS) crée un faible champ subspatial. Il revient aux radiotranscepteurs à courte portée de recevoir et d'émettre l'énergie nécessaire aux communications à des distances comprises entre 38 000 km et 60 000 km (un vaisseau qui se place en orbite autour d'une planète le fait généralement à 40 000 km). Sans l'apport des transcepteurs radio du vaisseau, un détachement en mission sur une planète verra la portée du communicateur limitée à 500 km environ.

Les procédures de Starfleet exigent que toutes les communications soient transmises sous forme codée. En préalable à la transmission, l'unité d'encodage du communicateur personnel applique les algorithmes décidés (et modifiés de façon aléatoire) par Starfleet Command pour toutes les communications de la flotte fédérale à travers la galaxie.

Chaque communicateur est conçu de façon à ne fonctionner que lorsqu'il est utilisé par la personne à laquelle il a été attribué. Un dispositif de contrôle intégré évite tout détournement en analysant, avant d'exécuter les instructions, les champs bioélectriques et les tracés thermiques propres à chaque individu. Pour prévaloir sur ce senseur dermique, il faut en posséder l'autorité et avoir accès à un code de sécurité, celui-ci est fréquemment changé, afin de prévenir un emploi non autorisé, notamment une utilisation par des forces hostiles. Le senseur dermique détecte en outre le tapotement de l'utilisateur; il donne alors le signal d'activation à l'ERS.

Le communicateur est alimenté en énergie par une minuscule batterie à cristal de Krellide de sarium, dont l'autonomie est d'environ deux semaines. L'utilisateur est averti quand le cristal doit être rechargé ou remplacé. Le mode veille est fréquemment employé en expédition pour économiser la batterie. Sans le soutien des radiotranscepteurs de leur vaisseau, les membres d'un détachement doivent garder présentes à l'esprit les limites de portée et l'autonomie de leur communicateur. Si la densité et les champs magnétiques d'une planète sont faibles, la portée peut se trouver augmentée; à l'inverse, les champs électromagnétiques risquent de gêner le bon fonctionnement d'un communicateur. Mais ce sont que des problèmes mineurs qui ne remettent pas en cause l'utilité et la fiabilité d'un dispositif jugé des plus précieux par Starfleet.